Porniți un sistem de bază de arhivare
Există o mulțime de informații financiare care trebuie organizate și procesate, iar un sistem simplu de înmatriculare poate face acest lucru mai puțin o corvoadă. Puteți în mod esențial să vă descompuneți toate documentele financiare în următoarele categorii:
- Facturi datorate
- Documente importante pe care trebuie să le păstrați
- Elemente pentru a arunca sau a distruge
Este într-adevăr atât de simplu. Fie aveți un proiect de lege care trebuie plătit, o chitanță sau un document care ar trebui salvat, sau ceva care poate fi aruncat. Depinde de tine modul în care doriți să organizați aceste elemente, dar poate fi la fel de simplu ca utilizarea a trei dosare individuale etichetate cu informațiile de mai sus.
Apoi, ori de câte ori primiți poșta sau primiți un alt document financiar, faceți o clipă pentru al pune în dosarul corect. Astfel, facturile și documentele importante sunt într-un loc ușor de găsit. Puteți apoi să procesați în mod regulat dosarele și să stocați permanent documentele importante și să aruncați sau să reciclați ceea ce nu aveți nevoie.
Păstrați documente importante organizate
În timp ce sistemul de bază de arhivare va face o treabă bună în menținerea ordinii de zi cu zi, veți dori totuși să organizați elementele importante de care aveți nevoie. În general, puteți utiliza un mic cabinet de fișiere cu foldere individuale pentru a ține totul în ordine.
Câteva exemple de documente financiare pe care trebuie să le păstrați:
- Declaratiilor fiscale
- Polita de asigurare
- Documente ipotecare
- Contracte de cont de investiții și de pensionare
- Garanții sau contracte de servicii
Cât timp să păstrați documentele
Deoarece trebuie să păstrați copii ale anumitor documente, cât timp ar trebui să le păstrați? În unele cazuri, este posibil să aveți nevoie doar de păstrarea unui document sau a formularului pentru o perioadă scurtă de timp, în timp ce altele ar putea să vă păstrați de ani de zile.
Iată câteva documente financiare comune și durata de timp pe care ar trebui să o luați în considerare.
- Declaratiilor fiscale. Când este vorba despre declarațiile dvs. fiscale, este recomandat să le păstrați timp de șapte ani. Dacă IRS dorește să vă auditeze întoarcerea, ei au, în general, între 3-6 ani pentru a vă întoarce de la data depunerii. Menținerea celor șapte ani de întoarcere din trecut vă va face să vă acoperiți și să vă faceți viața mult mai ușoară dacă veți fi audiată. Nu numai că, dar dacă aveți de gând să cumpere o casă sau în caz contrar va trebui să arate dovada venitului unui creditor este frumos să aibă cel puțin câțiva ani în valoare de date la îndemână.
- Documente ipotecare. Când vă cumpărați o casă, vă veți așeza la închidere și vă veți semna numele în ceea ce privește sute de pagini. În general, veți primi un dosar mare cu copii ale tot ceea ce ați făcut la închidere. Acestea vor include documente de la bancă care descriu împrumutul, informații de la compania imobiliară, informații despre evaluare și inspecție și multe altele. Deși este posibil să nu aveți nevoie să vă referiți frecvent la aceste lucruri, ar trebui să păstrați aceste documente pe o perioadă nedeterminată. Este posibil să aveți nevoie să vă referiți la acestea în viitor și acestea ar putea oferi unele informații valoroase atunci când veți merge în cele din urmă să-și vândă casa.
- Contul bancar și contul de investiții. Dacă există un lucru bun în legătură cu internetul, este posibil ca, în orice moment, să puteți extrage copii electronice ale declarațiilor dvs. de cont bancare și de investiții. Acest lucru elimină necesitatea de a păstra fiecare declarație pe care o primiți. Cu toate acestea, este o idee bună să examinați fiecare declarație de hârtie pe care o primiți și dacă sunt trimestriale, păstrați-le până când soseste următoarea declarație. Odată ce primiți declarația anuală sau declarația anuală, puteți arunca în siguranță toate declarațiile lunare sau trimestriale. Acest lucru va reduce numărul de hârtii pe care trebuie să le depuneți și, probabil, puteți obține copii suplimentare online sau prin efectuarea unui apel telefonic rapid.
- Facturi și încasări. Pe măsură ce primiți facturile cu carduri de credit și de utilitate publică, este o idee bună să le păstrați timp de un an după verificare pentru a vă asigura că informațiile sunt corecte. Pot apărea greșeli și dacă aveți o copie a declarației dvs. disponibilă, aceasta poate ușura contestarea unei erori. Același lucru este valabil și pentru încasări. Ar trebui să le păstrați suficient de mult timp pentru a le compara cu extrasele dvs. de cont, astfel încât să puteți surprinde orice eroare. Aceasta este, desigur, excepția cazului în care încasările sunt pentru achiziții care pot fi utilizate în scopuri fiscale. În acest caz, doriți să păstrați acele încasări timp de până la șapte ani la fel ca declarația dvs. fiscală în cazul unui audit.
Păstrați informațiile dvs. în siguranță
Furtul de identitate a devenit o problemă mare în ultimii ani. Hoții sunt capabili să ia biți și fragmente din istoricul dvs. personal și financiar și să-l folosească pentru a crea identități false care vă pot distruge creditul, vă pot scurge conturile bancare și în caz contrar vă pot da o durere de cap majoră. Deci, este important să vă protejați și să dispuneți în mod corespunzător de datele dvs. financiare.
Mai întâi de toate, luați în considerare cumpărarea unui tocător de hârtie pentru casa dvs. Toate aceste facturi vechi de utilități și chiar cărțile de credit neutilizate pe care le primiți în poștă în fiecare lună pot fi ținte principale pentru hoți. Prin distrugerea documentelor nefolosite puteți fi siguri că ați minimizat șansele ca cineva să fure informațiile.
Acest lucru înseamnă, de asemenea, că trebuie să asigurați documentele pe care le păstrați în casă. Dacă stocați totul în cutii de carton din subsol, ce se întâmplă dacă există un inundații? Anii de date ar putea fi pierduți. Același lucru se întâmplă dacă există un incendiu sau alt dezastru.
În timp ce nu vă puteți proteja împotriva fiecărei posibilități, puteți obține cel puțin un dulap de depozitare puternic sau rezistent la foc sau un container de blocare care să vă păstreze documentele relativ sigure și din mâinile greșite. Nu aveți nevoie să vă deplasați peste bord, dar, de asemenea, nu doriți ca totul să stea în jur în câteva cutii de pantofi vechi din dulapul dvs., fie.
A fi organizat poate chiar ajuta pe moștenitorii voștri
În cazul în care vi se întâmplă ceva, documentele financiare organizate pot ajuta foarte mult pe cei care vor avea grijă de afacerile dvs. după ce ați plecat. Acest lucru vă poate eficientiza soluționarea proprietății. Dacă aveți voință, este important să aveți și o scrisoare de instruire, astfel încât executantul să știe unde să găsească aceste documente.