Fiecare dintre conturile din această ecuație se afișează în bilanțul companiei și contabilii utilizează intrări de debit și credit pentru a înregistra tranzacții în fiecare cont.
Contabilitatea cu dublă intrare a fost utilizată de peste 600 de ani și a fost văzută pentru prima dată de către bănci și comercianți din Italia.
Contabilitate cu dublă intrare definită
Adevărat cu numele său, contabilitatea cu dublă intrare este o metodă contabilă standard care implică înregistrarea fiecărei tranzacții în cel puțin două conturi, rezultând o debitare a unuia sau a mai multor conturi și un credit pentru unul sau mai multe conturi.
Suma totală a tranzacțiilor în fiecare caz trebuie să fie echilibrată, asigurându-se că toate conturile sunt contabilizate. Debitele sunt de obicei notate în partea stângă a cărții, în timp ce creditele sunt de obicei notate pe partea dreaptă.
Firmele publice trebuie să utilizeze sistemul de evidență contabilă dublă, așa cum este prevăzut de lege. Companiile publice trebuie să respecte regulile și metodele contabile impuse de principiile contabile general acceptate (GAAP), care sunt controlate de către entitatea neguvernamentală, Consiliul de Standarde de Contabilitate Financiară (FASB).
Contabilitatea cu dublă intrare servește și ca cea mai eficientă modalitate pentru o companie de a-și monitoriza creșterea financiară, în special în ceea ce privește amploarea afacerilor.
Păstrarea de cărți corecte
Pe măsură ce afacerea unei companii crește, probabilitatea de erori clerice crește. Deși contabilitatea cu dublă intrare nu împiedică complet erorile, limitează efectul pe care orice eroare îl are asupra conturilor globale.
Deoarece conturile sunt configurate pentru a verifica fiecare tranzacție pentru a fi siguri că se echilibrează, erorile vor fi semnalizate contabililor rapid, înainte ca eroarea să producă erori ulterioare într-un efect de domino. În plus, natura structurii contului facilitează urmărirea înapoi prin intrări pentru a afla unde a apărut o eroare.
Tipuri de cont
Când folosiți contabilitate cu dublă intrare, va trebui să utilizați mai multe tipuri de conturi. Mai jos sunt câteva tipuri de cont cheie.
Conturile de active prezintă valori asociate cu afacerea pe care o deține o afacere, cum ar fi numerarul în contul său de verificare sau prețul plătit pentru depozitul său.
Conturile de rambursare arată ce împrumută firma, cum ar fi ipoteca clădirii, împrumutul pentru echipamente sau soldurile cărților de credit.
Conturile de venit reprezintă sumele primite, cum ar fi veniturile din vânzări și veniturile din dobânzi.
Conturile de cheltuieli arată că banii cheltuiți, inclusiv bunurile achiziționate pentru vânzare, costurile de salarizare, chiria și publicitatea.
Sistemul cu dublă intrare necesită o schemă de conturi, care cuprinde toate conturile de bilanț și conturi de venit în care contabilii efectuează înregistrări. O companie dată poate adăuga conturi și le poate adapta mai precis nevoilor de operare, contabilitate și raportare ale companiei.
Utilizarea software-ului de contabilitate
Majoritatea software-urilor contabile pentru afaceri utilizează contabilitatea cu dublă intrare; fără această caracteristică, un contabil ar avea dificultăți în urmărirea informațiilor, cum ar fi inventarul și conturile de plătit și pregătirea înregistrărilor fiscale. Structura de bază de contabilitate dublă vine cu pachete software de contabilitate pentru întreprinderi. La configurarea software-ului, o companie își va configura schema generică de conturi pentru a reflecta conturile reale deja utilizate de companie.
Software-ul contabil produce, de obicei, mai multe tipuri diferite de rapoarte financiare și contabile, în plus față de bilanț, contul de profit și pierdere și situația fluxurilor de trezorerie. Un raport utilizat în mod obișnuit, numit soldul procesului, enumeră fiecare cont din registrul general care are activitate.
Bilanțul de testare etichetează toate conturile care au un sold normal de debit și cele cu un sold normal de credit.
Totalul soldului procesului ar trebui să fie întotdeauna zero, iar debitele totale ar trebui să fie exact egale cu totalul creditelor.
Exemple de contabilitate cu dublă intrare
Ca exemplu de contabilitate cu dublă intrare, dacă urmați să înregistrați venituri din vânzări de 500 USD, va trebui să faceți două intrări: o intrare de debit de 500 USD pentru a crește contul de bilanț numit "Cash" și o intrare de credit de 500 USD să crească contul de venituri și cheltuieli numit "Venituri".
Un alt exemplu ar putea fi achiziționarea unui nou computer pentru 1.000 de dolari. În acest exemplu, va trebui să introduceți un debit de 1.000 de dolari pentru a vă mări contul de cheltuieli privind contul de venituri "Tehnologie" și un credit de 1.000 de dolari pentru a reduce contul dvs. de cont "Cash".
De altfel, contrariul este adevărat: dacă compania dvs. împrumută bani de la o bancă, activele dvs. vor crește, dar datoriile dvs. vor crește, de asemenea, cu aceeași sumă. Controalele contabile cu dublă intrare pentru exactitate deoarece, după finalizarea intrărilor dvs., suma conturilor cu solduri debitoare ar trebui să fie egală cu suma conturilor soldului de credit, asigurându-vă că ați capturat ambele părți ale tranzacției.