Tipuri de erori contabile și cum să le împiediceți
Trebuie să rețineți că aceste tipuri de erori sunt cele mai dificil de identificat și de rezolvat.
Eroare la omisiune
O eroare de omisiune apare atunci când o tranzacție este complet omisă din cărțile companiei. Puteți uita să introduceți o tranzacție de cheltuieli sau să introduceți vânzarea unui produs sau serviciu. Aceste tranzacții sunt dificil de detectat. Prin urmare, trebuie să vă asigurați că aveți o rutină solidă pentru a introduce aceste tranzacții în timp util. Cel mai frecvent motiv pentru care aceste tranzacții nu sunt introduse este faptul că documentația (cum ar fi factura vânzătorului) se pierde. Este mai puțin probabil să pierdeți sau să înșelați aceste documente justificative dacă le introduceți în timp util în sistemul dvs. de contabilitate software cât mai curând posibil.
Eroare de inversare
O eroare de inversare apare atunci când o tranzacție care ar fi trebuit înregistrată ca debit este înregistrată ca credit. De exemplu, puteți introduce o factură ca plată sau rambursare.
Nu veți observa această eroare în soldul procesului, deoarece soldul procesului va rămâne în echilibru.
Eroare a principiului
O eroare de principiu apare atunci când dvs. sau contabilul dvs. aplicați în mod greșit un principiu contabil. Aveți dreptul să cheltuiți active care ar trebui înregistrate ca active . Activele și cheltuielile sunt înregistrate atât în cărți ca debite, deci este o eroare tehnică.
Eroare la Comisie
O eroare de comisie apare ca introduceți o tranzacție la clasa corectă, dar o registru subsidiar greșit. De exemplu, veți comite această eroare dacă aplicați o plată către o factură greșită. Soldul procesului va arăta suma corectă datorată de un client, dar registrele subsidiare ale clientului dvs. individual vor fi incorecte.
Erori ale intrării subsidiare
O eroare de intrare subsidiară are loc atunci când se face o eroare la introducerea unei tranzacții. De exemplu, dacă împrumutul unui client este de 5.000 $, dar introduceți doar 500 $ ca împrumut și retragerea de 500 $ din contul dvs. de numerar, atunci veți observa că această eroare este efectuată în soldul dvs. de verificare. Soldul dvs. de verificare va fi corect. Cea mai obișnuită metodă de detectare a acestor erori este de a realiza reconcilieri contabile. Continuând cu exemplul anterior, ați detecta această eroare când ați efectuat reconcilieri bancare . Veți găsi că veți fi în numerar 4,500 de bani în contul dvs. bancar , iar apoi veți putea corecta eroarea.
Prevenirea erorilor
Va trebui să dezvoltați controale și procese interne bune pentru a detecta erorile. De exemplu, veți dori să vă asigurați că toate formularele sunt coerente, astfel încât angajații să intre într-o rutină atunci când introduc informații în software-ul dvs. contabil.
De asemenea, veți dori să vă asigurați că aveți suficient personal pentru a putea face față volumului de muncă. Lipsa de personal va duce la oboseala angajaților, ceea ce va duce la oboseala muncitorilor, la grabă și la mai multe erori contabile.
Detectarea erorilor
În timp ce veți dori să dezvoltați metode de prevenire a erorilor ori de câte ori este posibil, erorile enumerate mai sus se vor întâmpla din când în când. Nu puteți împiedica toate erorile. Ar trebui să efectuați reconcilieri diferite la sfârșitul lunii și anului pentru a detecta multe erori, astfel încât acestea să poată fi corectate. Reconcilierea băncilor , de exemplu, ar trebui efectuată lunar. Bunurile fixe pot fi reconciliate numai anual, astfel încât să puteți asigura că ați înregistrat suma corectă a cheltuielilor cu amortizarea. Veți descoperi că dacă căutați modalități de a preveni erorile și de a avea o rutină de a efectua recenzii și reconcilieri ale înregistrărilor dvs. contabile, compania dvs. va funcționa fără probleme și veți reduce numărul de erori contabile.