De ce companiile externalizează?
Există multe motive pentru care o companie poate alege să externalizeze anumite funcții de afaceri. Unele dintre cele mai frecvente motive includ:
- Reducerea și controlul costurilor de operare
- Îmbunătățirea concentrării companiei
- Obținerea accesului la capabilități de clasă mondială
- Eliberarea resurselor interne în alte scopuri
- Optimizarea sau sporirea eficienței pentru funcțiile consumatoare de timp
- Maximizarea utilizării resurselor externe
- Împărtășirea riscurilor cu o companie parteneră
Dar aceste motive nu sunt suficiente pentru a pune în aplicare un program de outsourcing cu succes. De fapt, companiile trebuie să se asigure că iau în considerare toate componentele și că sunt capabile să îndeplinească cerințele pentru reușita externalizării.
Cerințe pentru externalizarea reușită
În primele zile, costurile sau reducerea numărului de angajați au fost cele mai frecvente motive de externalizare. În prezent, conducătorii auto sunt adesea mai strategici și se concentrează pe realizarea activităților de adăugare de valoare în cadrul unei organizații în care o organizație își poate utiliza cel mai bine propriile competențe de bază.
Zonele critice pentru un program de outsourcing de succes includ:
- Claritate privind obiectivele și obiectivele companiei
- O viziune strategică și un plan
- Selectorul furnizorilor
- Managementul relațiilor
- Contracte subcontractate bine structurate și acorduri de furnizori
- Comunicarea deschisă afectează părțile interesate
- Susținerea și implicarea conducerii superioare
- Atenție deosebită la problemele de personal
- Justificarea financiară pe termen scurt
Să ne aruncăm mai adânc în două dintre aceste cerințe: comunicare deschisă și sprijin executiv și senior leadership.
Comunicare deschisa
Comunicarea deschisă și sprijinul executiv sunt deosebit de importante pentru un proces de externalizare cu succes. O atenție suplimentară ar trebui să se realizeze pentru un acord de servicii funcțional (SLA), care este disponibil în mod deschis, pentru întreg personalul implicat.
Oricare ar fi rezultatul acordului de externalizare, gestionarea schimbării este fundamentală pentru succesul programului. Evaluarea cerințelor părților interesate este prima parte a acestui proces și având în acest moment canale deschise de comunicare sunt vitale. Toți cei implicați ar trebui să fie implicați în acest proces.
Sprijin executiv
Obiectivele strategice, cum ar fi inițiativele de externalizare, trebuie să provină din eșalonul superior al unei companii. Conducerea superioară trebuie să articuleze obiectivele și obiectivele inițiativei de externalizare și să comunice modul în care procesul va aduce beneficii organizației.
Managerii de astăzi privesc înainte și recunosc că responsabilitatea pentru asigurarea succesului inițiativelor lor de externalizare a întreprinderii nu se oprește atunci când cerneala sa uscat pe contract, dar, din nefericire, acest lucru nu a fost întotdeauna cazul.
Cum să evitați externalizarea nereușită cu managementul relațiilor
Combinația dintre incertitudine și lipsa de atenție la detaliile critice a creat un scenariu actual în care, potrivit The Gartner Group, 25% din contractele de externalizare vor fi renegociate sau anulate în termen de trei ani. Gestionarea continuă a relației este importantă. Conducerea superioară trebuie să rămână implicată în timpul implementării contractului.
Nu numai că ar trebui să existe o procedură de escaladare clar definită, dar conducerea superioară ar trebui să se întâlnească la intervale adecvate pentru a discuta relația de externalizare. De asemenea, trebuie organizate reuniuni la nivel operațional care să abordeze practica contractului de externalizare în practică, să identifice și să soluționeze problemele întâmpinate și să convină asupra unor schimbări care să asigure satisfacerea continuă