Cele mai bune modalități sigure de a trimite documente fiscale contabilului dvs.

by William Perez

Rezistați nevoii de utilizare a e-mailului

În epoca Internetului, devine din ce în ce mai obișnuit la ora impozitării pentru ca oamenii să-și însușească ajutorul profesioniștilor și contabililor care ar putea fi la o distanță incomodă. Poate fi tentant să trimiteți prin e-mail informațiile necesare, dar asta nu este cea mai bună idee.

Veți dori să vă asigurați că documentele dvs. fiscale sunt livrate contabilului dvs. public autorizat, agentului înscris sau altui profesionist în cel mai sigur și fiabil mod posibil. Documentele fiscale conțin informații extrem de sensibile, cum ar fi numele dvs., adresa, numerele de securitate socială pentru dvs. și persoanele aflate în întreținerea dvs., cât de mulți bani câștigați și unde vă bancați. Și asta e doar pentru început. Dacă aceste date intră în mâinile greșite, s-ar putea să fii victimă a furtului de identitate.

Iată câteva sfaturi pentru a vă asigura că documentele și datele dvs. ajung la destinația lor intacte și sigure.

Actualizat în ianuarie 2018 de Beverly Bird

01 Faceți o listă

Faceți o listă cu toate documentele dvs. W-2 , 1099 și alte documente legate de taxe. Acest lucru realizează două lucruri: veți ști exact ceea ce ați trimis la contabilul dvs. și dacă se pierde ceva și nu ajunge la celălalt capăt, puteți să identificați ce a fost. Veți avea, de asemenea, începutul unei liste de verificare pentru pregătirea fiscală de anul viitor.

02 Faceți Copii de rezervă

Dacă transmiți copiile pe hârtie pe documentele dvs. fiscale, faceți o favoare și copiați-le pe toate. Astfel, nu veți fi fără informații critice dacă într-adevăr se vor pierde. Puteți să le copiați sau să le scanați în fișiere imagine sau PDF, apoi să le salvați pe PC și pe o unitate flash ca o precauție suplimentară. Cu toate acestea, faceți-o, asigurați-vă că aveți o copie de siguranță înainte de a trimite documentele la contabilul dumneavoastră.

03 Cea mai bună opțiune este livrarea mâinilor

Când un spion dorește să se asigure că un document este transmis persoanei potrivite la momentul potrivit în filme, el o livrează în persoană. Nu are șanse să fie interceptat.

Puteți pune această tactică veche pentru a lucra pentru dvs. prin livrarea personală a documentelor dvs. fiscale contabilului dvs. dacă este posibil. Cel puțin, să-i dați asistentului, secretarului, recepționerului sau altui birou. Acest lucru elimină orice risc că se va pierde în transmisie sau va fi interceptat de interlocutorii.

04 Trimiteți-vă documentele

Livrarea poștală este destul de sigură și este probabil cea mai bună opțiune pentru dvs. dacă locuiți în Philadelphia și contabilul dvs. este în Pittsburgh, astfel încât livrarea mâinilor nu este o opțiune.

Documentele dvs. sunt protejate de interceptarea ocazională prin faptul că sunt înfășurate într-un plic. Deschiderea corespondenței altcuiva este o crimă, cel puțin în SUA, și în timp ce acest lucru nu poate descuraja un criminal determinat, cel puțin există legi cu privire la cărți pentru a pedepsi infractorii.

Acestea fiind spuse, documentele pot și uneori se pot pierde sau pot fi deteriorate prin poștă, așadar ar fi o idee bună să trimiteți copiile de rezervă pe care le-ați făcut mai degrabă decât originalele. Și luați în considerare utilizarea unei anumite forme de confirmare a livrării sau a semnăturii sau ocolind în întregime serviciul poștal american și folosiți un serviciu de livrare, cum ar fi Federal Express sau UPS.

05 Transmiterea prin fax a documentelor

Transmiterea documentelor către contabilul dvs. poate fi o modalitate rapidă de a le furniza și este relativ sigură. Atâta timp cât linia telefonică a contabilului nu este utilizată, șansele sunt bune că transmisia dvs. nu va fi interceptată de hoți de identitate. Dar asigurați-vă că aveți numărul corect de fax.

Există câteva dezavantaje. Documentele cu fax pot uneori greu de citit și ultimul lucru pe care un profesionist în domeniul fiscal dorește să-l facă este să ghicească dacă un număr este de șase sau opt sau să ia timp suplimentar pentru a vă invita să aflați. Faxul funcționează cel mai bine dacă trebuie doar să trimiteți câteva pagini. Pentru documente mai lungi și în special pentru documente care conțin informații de pe ambele fețe ale unei pagini, este posibil ca trimiterea de faxuri să nu fie cea mai bună soluție.

06 Dacă trebuie să utilizați e-mail ...

E-mailul este convenabil și rapid, dar poate oferi cât mai multă siguranță ca o carte poștală. Cu excepția cazului în care luați măsuri de precauție, orice operator de rețea poate vedea conținutul mesajului dvs. de e-mail și să vă vadă atașamentele. Indiferent dacă acestea acordă atenție și de fapt, urmărirea conținutului este lângă acest punct - există încă potențialul.

Verificați dacă utilizatorul dvs. utilizează software securizat de schimb de fișiere, cum ar fi LeapFile. Mulți au, potrivit lui Chip Capelli, un contabil situat în Provincetown, Massachusetts, iar acesta poate fi un schimbător de jocuri.

Cel puțin, plasați documentele dvs. fiscale într-un ambalaj criptat, cum ar fi un fișier DOC, PDF sau ZIP protejat prin parolă. "Scanați totul într-un PDF și apoi protejați parola", sfătuiește Capelli. Nu trimiteți niciodată informațiile pe care doriți să le păstrați private, cum ar fi numărul dvs. de securitate socială, ca text simplu în corpul mesajului dvs. de e-mail. Ce se întâmplă dacă trimiteți accidental mesajul la o adresă greșită, dacă e-mailul dvs. este scanat și datele recoltate de furnizorul dvs. de servicii? Efectuarea unor măsuri de precauție pentru a vă asigura documentele fiscale vă ajută să vă protejați finanțele.

Dacă rău este cel mai rău

Ajungeți imediat la serviciul de venituri interne dacă descoperiți că ați fost compromis, în ciuda eforturilor depuse. De fapt, puteți contacta IRS dacă chiar credeți că ați fost compromis IRS va investiga. Trimiteți formularul 10439 pentru a raporta fraudă fiscală sau fraudă suspectată de această natură. Puteți accesa formularul de pe site-ul IRS împreună cu informații despre locul în care trebuie să-l trimiteți prin poștă sau prin fax.